หยุดบ่อย อย่าลืมทำ Out of Office

วันนี้ คุณทำงานหรือเปล่า

คำว่า Out of Office มีความหมายคือ ไม่อยู่ ลา ลากิจ ลาป่วย ลาพักร้อน ดังนั้น ในแง่ของคนทำงาน และมีการสื่อสารกับทั้งภายในและภายนอกองค์กรผ่านอีเมล เราควรจะต้องมีการตั้งค่าในระบบอีเมล เพื่อให้ผู้ส่งเมลหาเรา ทราบว่า ตอนนี้ เราไม่อยู่นะ แต่จะพยายามตอบกลับ เมื่อมีโอกาส อะไรประมาณนี้

โดยปกติในระบบอีเมลทั่วไป สามารถไปตั้งค่า Out of Office ได้ เช่น ถ้าเป็นโปรแกรม Microsoft Outlook ก็เข้าไปที่หัวข้อ “Automatic Replies” เพื่อกำหนดวันและเวลาที่จะให้ส่งเมลตอบกลับอัตโนมัติ (กรณีที่มีคนส่งเมลหาเรา)

ตัวอย่าง Automatic Replies (Microsoft Outlook)

ตัวอย่างประโยค Out of Office

ประโยคยอดฮิตที่คนส่วนใหญ่มักใช้

Thank you for your email. I’m out of the office and will be back at (Date of Return). During this period I will have limited access to my email.

For immediate assistance please contact me on my mobile phone at (your phone number).

ระบุแบบเป็นช่วงเวลา ดูเหมาะสม

I will be out of the office from (Starting date) until (End date).

If you need immediate assistance please contact (Contact Person or phone number).

อีกหนึ่งตัวอย่างที่น่าสนใจ

Thank you for your email, I am currently away and will return to the office on (Date). If you have urgent matters please contact (Contact Person or phone number)

แบบนี้ก็เข้าใจง่ายดี เหมาะกับออฟฟิคที่ต้องมีการ support ลูกค้า

I am currently working restricted hours.

Please contact our support team at (email contact / phone number) during my absence and they will be able to assist.

แบบสั้นๆ และบอกไปตรงๆ ไม่มีอ้อมค้อม

Out of office with limited mail response. For immediate support please contact me at my mobile phone at (your phone number).

ถูกใจประโยคไหน ก็ copy ไปใช้งานได้เลยครับ